Ajouter une signature dans Outlook : web, Windows, Mac et mobile

Comment ajouter une signature dans Outlook ?

Outlook existe en plusieurs versions qui ne partagent pas toujours leurs signatures : Outlook sur le web (dont Outlook.com), le nouvel Outlook pour Windows, Outlook classique (celui de la suite Office installée), Outlook pour Mac et l’application mobile. Commencez par identifier la vôtre avec le tableau ci-dessous, puis suivez la section correspondante. Si vous utilisez plusieurs versions, il faut souvent installer la signature dans chacune.

Ajouter une signature dans Outlook sur le web et le nouvel Outlook

Outlook sur le web (outlook.com ou outlook.office.com pour les comptes professionnels) et le nouvel Outlook pour Windows partagent la même interface. La procédure est identique.

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   Ouvrez les paramètres

   Cliquez sur la roue dentée (Paramètres) en haut à droite de la fenêtre.

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   Allez dans Comptes > Signatures

   Dans la colonne de gauche, choisissez Comptes, puis Signatures. Si vous avez plusieurs comptes, sélectionnez le bon dans la liste en haut.

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   Créez la signature

   Cliquez sur Ajouter une signature (ou + Nouvelle signature) et donnez-lui un nom, par exemple « Pro ».

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   Collez votre signature

   Cliquez dans la zone d’édition et collez avec Ctrl+V (ou Cmd+V sur Mac). Les tableaux, liens et images hébergées sont conservés.

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   Choisissez les signatures par défaut

   Sous Sélectionner les signatures par défaut, choisissez votre signature pour Nouveaux messages et pour Réponses/transferts.

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   Enregistrez et testez

   Cliquez sur Enregistrer, fermez les paramètres, ouvrez un nouveau message et envoyez-vous un test vers une autre messagerie (Gmail, téléphone).

Comment mettre une signature dans Outlook classique pour Windows ?

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   Ouvrez l’éditeur de signatures

   Créez un nouveau message, puis dans l’onglet Message, cliquez sur Signature > Signatures…. Autre chemin : Fichier > Options > Courrier > Signatures….

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   Créez une signature

   Dans l’onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau, saisissez un nom et validez.

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   Collez la signature

   Cliquez dans la zone Modifier la signature et collez avec Ctrl+V.

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   Réglez les signatures par défaut

   À droite, choisissez le compte de messagerie, puis votre signature pour Nouveaux messages et pour Réponses/transferts.

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   Validez

   Cliquez sur OK. La signature s’applique aux messages suivants.

Outlook classique utilise le moteur de Word pour afficher les emails. C’est la version la plus exigeante : les mises en page en CSS moderne s’y décalent, alors qu’une signature en tableaux HTML s’affiche correctement. Si votre organisation utilise Microsoft 365, vos signatures peuvent être synchronisées entre Outlook classique, le nouvel Outlook et le web, mais ce n’est pas systématique : vérifiez chaque version.

Comment ajouter une signature dans Outlook pour Mac ?

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   Ouvrez les signatures

   Dans la barre de menus, cliquez sur Outlook > Paramètres (ou Réglages selon la version), puis sur Signatures.

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   Ajoutez une signature

   Cliquez sur +, nommez la signature, puis collez-la avec Cmd+V dans l’éditeur.

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   Choisissez les signatures par défaut

   Sous Choisir la signature par défaut, sélectionnez le compte, puis la signature pour Nouveaux messages et pour Réponses/transferts. Répétez pour chaque compte.

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   Fermez la fenêtre

   Les modifications sont enregistrées à la fermeture. Testez avec un nouveau message.

Peut-on avoir une signature Outlook avec image sur mobile ?

Dans l’application Outlook pour iPhone et Android, touchez la photo de votre compte en haut à gauche, puis la roue dentée, et dans la section Courrier, Signature. Activez Signature par compte si vous avez plusieurs adresses. L’éditeur est pensé pour du texte : un logo ou une mise en page collés depuis un autre appareil sont souvent simplifiés, et le résultat varie selon la version de l’application.

La solution la plus sûre : sur téléphone, une signature texte courte (nom, fonction, entreprise, téléphone avec indicatif, par exemple +221 au Sénégal ou +237 au Cameroun), et la signature complète avec logo sur ordinateur. Les signatures que vous recevez s’affichent normalement dans l’application, logo compris.

Problèmes fréquents et solutions

L’image de la signature Outlook ne s’affiche pas

• Blocage des images par le destinataire : Outlook classique masque souvent les images des expéditeurs inconnus jusqu’au clic sur « Télécharger les images ». Votre signature n’est pas en cause.
• Image collée depuis Word ou une capture : elle est intégrée au message et peut apparaître comme pièce jointe, ou en croix rouge. Utilisez une signature dont les images sont hébergées en ligne.
• Image trop lourde : réduisez-la avant de l’utiliser. Les dimensions conseillées sont dans le guide sur la taille des images de signature.

Le logo apparaît énorme ou la signature se décale

Outlook classique ignore une partie du CSS et peut agrandir les images sur les écrans à mise à l’échelle (125 % ou 150 % dans Windows). Une signature fiable fixe la largeur et la hauteur de chaque image directement dans le HTML et repose sur des tableaux, avec une largeur totale raisonnable (autour de 500 à 600 px). Évitez de redimensionner l’image à la souris dans l’éditeur d’Outlook.

La mise en forme est perdue au collage

Copiez la signature depuis un navigateur (Chrome, Edge, Safari), pas depuis un fichier texte ou un éditeur de code. Collez avec Ctrl+V simple, sans « Coller en texte brut ». Dans Outlook classique, si les messages sont rédigés en texte brut, toute mise en forme disparaît : passez le format de rédaction en HTML (Fichier > Options > Courrier > Composer des messages dans ce format).

La signature n’apparaît pas dans les réponses

Le réglage Réponses/transferts est resté sur « (aucune) ». Retournez dans les paramètres de signature et choisissez votre signature pour ce cas aussi. Vous pouvez toujours insérer une signature à la main dans un message, via le bouton Signature de la barre de rédaction.

La signature est différente selon l’ordinateur

Chaque version d’Outlook peut stocker sa propre signature. Si vous travaillez sur un poste au bureau à Abidjan et sur un portable à la maison, installez la même signature des deux côtés. Pour une équipe entière, mieux vaut partir d’une charte commune : voir notre guide sur la signature email d’entreprise pour une équipe.

Après un changement de bannière, l’ancienne image reste

Outlook.com et Gmail gardent une copie des images de signature. Après avoir changé votre bannière de signature, recopiez la signature et recollez-la dans Outlook. Les emails déjà envoyés gardent en général leur bannière d’origine.